‘कॉन्फ्रेंस कॉल कैसे करते हैं’ से यदि आपका मतलब प्रेस कॉन्फ्रेंस बुलाना है, तो शुरुआत न्यूज़ एंगल से करें। यहाँ वीडियो या टेलीफ़ोन कॉन्फ्रेंस कॉल के तकनीकी निर्देश नहीं, बल्कि पत्रकारों को मीडिया कार्यक्रम में आमंत्रित करने के कदम हैं।
1. समाचार और वक्ता तय करें
एक वाक्य में लिखें कि क्या नया है और इसका असर किस पर पड़ता है। आँकड़े, तारीखें, उद्धरण और तस्वीरें जाँचें। ऐसे वक्ता का नाम तय करें जो सवालों का प्रामाणिक उत्तर दे सके। महत्वपूर्ण घोषणा हो तो रिलीज़ या तथ्य-पत्र भी तैयार रखें।
2. सही पत्रकारों को बुलाएँ
विषय, शहर और भाषा के अनुसार न्यूज़रूम चुनें। निमंत्रण में समाचार का सार, तारीख और समय क्षेत्र, स्थान या ऑनलाइन लिंक, वक्ता का नाम, मीडिया संपर्क और आने की पुष्टि करने का तरीका दें। व्यक्तिगत नंबरों की सूची खरीदकर एक जैसा संदेश भेजना उपयोगी नहीं है। अंग्रेज़ी निमंत्रण टेम्पलेट को ज़रूरत के अनुसार अनुवाद और जाँच के बाद उपयोग करें।
3. स्थल, सवाल और फॉलो-अप
माइक, इंटरनेट, प्रवेश, बैठने की जगह और रिकॉर्डिंग अनुमति जाँचें। बयान छोटा रखें; पत्रकारों को सवालों के लिए पर्याप्त समय दें। जिन सवालों का जवाब तत्काल न हो, उनका उत्तर तय समय में भेजें। निमंत्रण, RSVP और वास्तविक उपस्थिति को अलग-अलग दर्ज करें; कवरेज का वादा न करें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
पत्रकारों को प्रेस कॉन्फ्रेंस में कैसे बुलाएँ?
विषय और शहर के अनुसार सही न्यूज़रूम चुनें, निमंत्रण में समाचार का सार, तारीख व समय क्षेत्र, स्थान या लिंक, वक्ता का नाम, भाषा और RSVP संपर्क दें, और उपस्थिति की पुष्टि के लिए एक-दो बार याद कराएँ।
क्या सभी पत्रकारों को एक ही संदेश भेजना चाहिए?
नहीं। हर डेस्क के लिए समाचार का अनुवाद सार्थक हो, इसलिए थोड़ी व्यक्तिगत रूपरेखा दें और केवल उसी भाषा में सामग्री भेजें जो उसके पाठकों के लिए उपयोगी है।
कितना पहले निमंत्रण भेजना चाहिए?
स्थानीय आयोजन के लिए आम तौर पर एक-दो सप्ताह पहले प्रारंभिक निमंत्रण भेजा जाता है और व्यावहारिक विवरण पास में तय किए जाते हैं। टूटती ख़बर में समय कम हो सकता है।
RSVP मिलने पर क्या उपस्थिति की गारंटी है?
नहीं। RSVP केवल बैठने, प्रवेश और साक्षात्कार की योजना बनाने में मदद करता है; उपस्थिति और प्रकाशन दोनों पत्रकारों के निर्णय पर निर्भर हैं।
विस्तृत अंग्रेज़ी योजना के लिए How to call a press conference देखें। हिंदी मार्गदर्शिका सूची पर लौटें या हमसे संपर्क करें।